月次処理/精算書作成

概要#

通常、運営法人と参画事業者は月次で手数料を精算します。

ちいプラでは、月次精算書（PDF）を簡単に作成するための機能を無償提供しています。本記事ではその手順や考え方を説明します。

月次精算書の出力例

重要な概念・考慮事項#

対象となる予約#

以下が対象となる予約です。

前月の月末までに利用された予約（予約ステータスが利用済）で「精算未完了」のもの
キャンセルとなった予約や外部予約は対象外
精算書を作成するときに予約ステータスが利用済になっていない場合、翌月以降の請求となります。
宿泊の場合、ご利用が月をまたぐ場合があります。例えばチェックインが5月31日で2泊というケースです。この場合は翌月分の請求対象となります。

初めて実行する時は？

本機能で初めて対象明細を抽出するときは、過去の古い予約を含むすべての予約が「精算未完了」なのですべての利用済予約が対象となります。これを避けたい場合、システム管理者に連絡していつ以降の予約を精算対象とするかを伝えてください。

参考/精算書を作成するタイミングについて

毎月3～5日頃に前月分の精算書を作成することが多いです。精算書出力対象となる予約は「利用済」になっている予約だけです。月末に利用された予約で「自動ステータス更新がOFFになっている事業者」の予約ステータスは、翌月の1日や2日には、まだ利用済になっていないことが考えられます。

事業者基本設定 > 予約ステータス自動更新設定

なお利用日から10日経過してもステータスが確定(利用済・キャンセル・ノーショウのいずれか)していない場合は強制的に「利用済」に更新されます。これにより請求漏れが発生することを防止します。

手数料の種類#

精算で考慮すべき手数料には「送客手数料」と「クレカ決済手数料」があります。

送客手数料・・・事業者が運営法人に支払う手数料です。利用金額(税抜)に対して所定の料率で計算されます。
- さらに通常の予約（オンライン予約）と事業者自身による直接予約の場合では手数料料率が異なるのが一般的です。
  - 事業者自身による直接予約の送客手数料率は、既定では０に設定されています
クレカ決済手数料・・・支払い方法がクレカの場合に発生する決済サービス会社に支払う手数料です。利用金額(税込)ｘカードブランドごとの手数料率で計算されます。
- 手数料率は運営法人と決済代行会社の契約プランにより異なります。詳しくはプラン/PAY.JP公式を参照してください。契約しているプランは運営法人もしくはシステム管理者にお問い合わせください。
- 小数点以下は切り捨てで計算されます。

支払い方法（現地払い・クレカ払い)により売上金の入金先が異なるため、精算時に支払う側・受け取る側が以下のように異なります。ちいプラの精算書出力機能は自動的に相殺して計算します。

支払い方法	精算金額の算出方法	支払	受取
現地払い	売上から送客手数料を差し引いた金額	事業者	運営法人
クレカ	売上からクレカ決済手数料と送客手数料を差し引いた金額	運営法人	事業者

※クレカ決済手数料は、「税込の利用金額ｘ手数料率」となります。
※クレジットカードの入金は月１回・２回を選択できます。詳しくは「売上の入金サイクル/PAY.JP公式ヘルプ」こちらを参照してください。

事業者自身による直接予約時の手数料率について

ちいプラでは管理サイトから「直接予約」入力できます。通常、運営法人が登録した直接予約は手数料対象で、事業者が登録した直接予約は手数料対象外です。事業者が登録した直接予約から手数料を徴収する場合はシステム設定で手数料率を設定する必要があります。

準備#

まず運営法人様に月次精算機能の要件確認フォームの各質問事項に回答していただきます。その後、NYANGO社が「基本設定」「手数料」を初期設定します。

そのあと、NYANGO社から運営法人様に要件に従った「精算書作成.xlsm」を提供します。

手数料設定を事業者ごとに個別に変更したい場合は、ちいプラ管理サイトで設定変更します。

基本設定#

精算ルールを設定します。この設定によって清算用CSVの出力内容が変わります。

設定項目	説明	備考
クレカ決済手数料率	カードブランドごとの実際の手数料率に従うか一律固定とするかを設定します。
クレカ決済手数料率/固定の場合	一律固定とした場合の手数料率を設定します。	単位％小数点第2位まで指定可能
直接予約の課金ポリシー	課金しない、課金するを設定します。
直接予約の課金料率	課金する場合の手数料率を設定します。	単位％小数点第2位まで指定可能
手数料額の端数丸め方式	丸め方式を設定します
精算用CSVに顧客名出力	顧客名を出力するかどうかを設定します。

事業者ごとの手数料設定方法#

管理者権限を持つユーザーで管理サイトにログインして、コンテンツ管理 > 手数料設定 をクリックします。

変更したい事業者名をクリックして、編集します。

作成#

以下の手順で作成できます。

ちいプラから対象月の精算用CSVをダウンロード
精算書作成Excelのデーター部に精算用データを貼り付ける
PDF出力ボタンを押す

精算用CSV出力#

管理サイトにログインして、ユーティリティ > 精算用CSV出力画面を表示します。

請求対象年月を指定して「作成する」ボタンを押すと精算用CSVがダウンロードできるので任意の場所に保管します。 6月分(6/30以前に利用済になった未精算予約)の精算を行う場合は、対象月は6月です。

対象予約が多い場合、時間を要します。（予約数が1000件を超える場合、1分程度要します）

期間中に利用済予約のなかった事業者の情報は出力されません。

精算用CSVをテキストエディタで開いて、見出し行以外をコピーします。（この精算用CSVファイルは、カンマ区切りでなくタブ区切りになっているのでコピペでExcelに貼り付けられます）

精算書作成Excelで精算書を作成する#

NYANGOから提供した「精算書作成.xlsm」を開きます。このエクセルにはVBAマクロが設定されているので、警告が表示されます。「コンテンツの有効化」ボタンを押して有効化します。

【厳重注意】マクロが設定されたファイルを開く前に

VBAマクロが設定されたファイルを開くのはセキュリティリスクがあります。 NYANGOから提供されたファイルであることを確認してから「有効」にしてください。

【注意】精算用CSVのレイアウトは変更しない

dataシートやinoviceシートの行・列を追加・削除すると正しく出力されなくなります。

シート「data」を選択します
最上部の対象年月を設定します
支払い期日を設定します（自動 or 手動）
「自動」を選択した場合、作成処理を実行した日が属する月の月末が設定されます。「手動」の場合は、invoiceシートの「支払期日」に直接日付を入力します
古いデータをクリアします
1. 5行目以降のデータをすべてクリアします
精算用CSVでコピーしたデータを5行目以降にペーストします
「PDFを作成」ボタンを押します

上記の操作を行うと、精算書作成Excelファイルと同じ場所にoutputフォルダが作成されます。 outputフォルダの下に対象年月を表す"YYYYMM"(例.202406)というフォルダがされて、その中に事業者ごとの精算書PDFが出力されます。ファイル名は、事業者ID_事業者名.pdf です。

よくある質問#

口座番号や住所を変更したい

「invoice」シートの該当箇所を変更してください。赤枠で囲んだ箇所「以外」は設定された値がそのまま精算書PDFに出力されます。

実際はキャンセルだったのに利用済として請求してしまいました

精算書を再出力する場合は、システム管理者に「予約番号と請求料金」を連絡してください。変更後に精算用CSVを出力すると対象となります。

実際は利用済だったのにキャンセルにしたので請求漏れしてしまいました

システム外で精算してください。

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有償（料金は応相談）で承っております。