問い合わせ機能と管理

ちいプラの問い合わせ機能は、以下の２種類があります。それぞれの機能の使い方と問い合わせの管理方法について説明します。

• お客様から送信されるもの
• 事業者側(もしくはサイト管理者)から送信されるもの・・・お客様への連絡機能

お客様から送信されるもの

システム設定 > 問い合わせ機能設定 で サイト全体の問い合わせ機能を有効にしている場合、予約サイトのヘッダー部に｢問い合わせ｣リンクが表示されます｡リンク先で表示されるフォームから問い合わせができます｡

システム設定例

ヘッダー部の表示例

問い合わせフォームの例

問い合わせフォームの仕様

問い合わせフォームの見出し名は多言語に対応しており、表示言語にあわせて表示されます。

項目	説明	備考
お名前	送信者のお名前	ログインしている場合は、会員情報を自動設定
メールアドレス	送信者のEメールアドレス	ログインしている場合は、会員情報を自動設定
お問い合わせ先	選択リストから選択します サイト管理者が選択された場合、サイト管理者種別の全ユーザーに通知されます。 事業者が選択された場合は、当該事業者ユーザーに通知されます。 事業者基本情報に登録したEメールには送信されません	サイト管理者もしくは事業者
プラン	選択リストから問い合わせ対象プランを選択します	お問い合わせ先で事業者が選択された場合のみ選択できます。
分類	選択リストから問い合わせの分類を選択します
件名・概要	問い合わせの件名・概要を入力します
内容	問い合わせの内容を入力します	最大で8000文字まで入力できます。

お問い合わせ先に事業者（宿泊施設、体験事業者）が選択された場合の通知先

お問い合わせ先に事業者（宿泊施設、体験事業者）が選択された場合、当該事業者として登録されている全ての管理サイトユーザーの登録Eメールアドレスに通知されます。この時、事業者基本情報に登録されているEメールアドレスには送信されないのでご注意ください。

SPAM防止機能

悪意のあるロボットによるSPAMメールを防ぐため、以下の実装を行っています。

• 高精度のBOT判定ツール「Cloudflare Turnstile」（詳しくはこちら/外部サイト）の利用
  
• 危険な用語（例.bitcoin)が含まれている場合などにエラーとします。独自の判定基準を設定しています。

お客様への連絡機能～事業者（もしくはサイト管理者）からお客様への連絡機能

「お客様への連絡機能」を利用すると、予約をしてくださったお客様に対して簡単に連絡ができます。

詳しくはこちらをご覧ください。

問い合わせの管理方法

問い合わせの通知先の仕様

問い合わせが実行されると、指定された問い合わせ先に通知（Eメール）されます｡

問い合わせ先が、サイト管理者の場合は、ユーザー種別がサイト管理者のユーザー全てに送信されます。

問い合わせ先が、事業者の場合は、その事業者のユーザー全てに送信されます。

それぞれの通知メール内に問い合わせ内容が記載されています。

また、管理サイト > 問い合わせ照会からは全ての問い合わせを条件を指定して照会できます。

問い合わせへの返信方法

通知内にあるリンクをクリックするとブラウザ上に返信用画面が表示されるので、そこから返信できます。

• お客様も運営側もログイン不要
• ブラウザ上で完結するので、メーラーは不要
• お客様のメールアドレスを意識する必要はない
• 問い合わせ内容、返信など一連のやりとりがスレッド化されて表示される

対応漏れ防止機能

業務が忙しいと、対応が漏れたり、遅れたりします。これは、機会損失やお客様満足度の低下に直結します。 悪い口コミが拡散してしまうことにもなりかねません。

このような事態を防ぐために、ちいプラには、問い合わせ対応漏れを防止する強力な機能があります。

以下の条件の全てに該当する問い合わせに対して、毎日1回、その問い合わせの関係者に対してリマインドメールを送信します。

• 最後にお客様が投稿している
• 最後にお客様が投稿した日時からチェック時点で所定時間を経過している
• 状態が「対応中」

付録

問い合わせの通知例

問い合わせ先への通知例

お客様控えの例

回答時のお客様への通知例