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簡易版/3つの原則

本章は、課題管理ツールであるRedmine運用にあたって最も重要な点を抜粋したページです。無償サポート提供を継続するためにご協力をお願いいたします。

Redmine活用の意義・効用などより詳しく知りたい場合は、完全版を参照してください。

最も重要な３つのポイント#

まずはこの３つを遵守していただけるようお願いします。

  • 担当者の設定
  • 1チケット１内容
  • スクショの活用

(1)担当者の設定#

担当者を適切に設定してください。担当者が不適切（未設定やボールを持っている人でない）だと、タスクやＱ＆Ａが放置されて、対応漏れ・遅延に直結します。

Redmine/担当者設定例

参考/ＮＹＡＮＧＯの処理方法

Redmineはちいプラ導入している地域さまが利用しています。常にアクティブな課題が数十あり、そのうちの半数はＮＹＡＮＧＯ社の担当です。

現在は全ての通知メールをななめ読みしてNYANGO宛てかどうか確認していますが、通知内で利用されているキーワードによって意図せぬ場所に振り分けられる場合があります。この場合、Redmine上で担当が「ＮＹＡＮＧＯ」のタスクしか確認しないため、放置されることになります。

(2)1チケット1内容#

課題管理ツール（例: Redmine）を利用する際は、「1チケット1内容」 にしてください。

1つのチケットには、1つのタスクのみを記載するというルールです。

最悪なのは、件名と関係ないタスクを追加することです。はじめて課題管理ツールを使う人の多くに見受けられます。対応漏れ・生産性低下に直結するので避けてください。

✅ 適切な例

  • 「ログイン画面のレイアウト崩れを修正する」
  • 「決済機能のエラーメッセージを改善する」

❌ 不適切な例

  • 「ログイン画面の修正と決済機能の改善を行う」 ← 複数の課題を含む
  • 「ログイン画面のレイアウト崩れを修正する」という件名のチケットに決済機能のエラーを追記する

この原則を守るメリットは以下の通りです。

  1. 検索効率の向上・・・探しているチケットを件名だけで特定しやすくなります。
  2. 対応漏れもしくは無駄なフォロー作業の防止/・・・1つの作業が完了した時点でチケットをクローズできます。複数登録している場合は、対応漏れ（＝全部完了していないのにクローズしてしまう）や、無駄なフォローアップ作業（＝全部完了するまでオープンになる）が必要となります。
  3. 進捗管理がしやすい・・・1つのチケットごとに完了・未完了を明確にできるため、状況把握が容易になります。

なお、例外として関連する複数の作業が密接に結びついている場合は、1つのチケットで管理することが適切な場合もありますので適宜判断してください。

Redmineには「タスク同士の関連付け」を行う機能もありますので、迷ったら分離して関連付けを利用してください。

Image from Gyazo

(3)スクショ（スクリーンショット）の活用#

スクリーンショットを添付することで、課題の内容が視覚的に伝わり、無駄なコミュニケーションが劇的に減り、プロジェクト全体の対応スピード（生産性）が加速します。

❌ 不適切な例

導入初期によくある典型的な悪い例は「〇〇でエラーが発生しています。」というだけの問い合わせです。

ちいプラは複雑で多機能なシステムですので、以下のような情報がなければ対応しようがありません。

  • （おおよその）発生日時は？
  • どの画面・機能で？
    • 画面URLが記載されていると効率的です
  • どう機能(画面)でどのような操作をしたのか？
  • 問題は何か？期待する結果は何か？
  • エラーメッセージは何か？
  • 稀に必要な情報
    • 同じ端末の他のブラウザでも同様のエラーが発生するか？
      • Chrome、Edge、Firefox、Safariで挙動が異なる場合があります。管理サイトが動作保証しているのはChromeだけです。
    • 他の端末で同様のエラーが発生するか？
      • ブラウ
    • 他の回線でも発生するか？（WIFIとモバイル通信の両方で試す)

特に「料金」のように結果に影響を与える機能が多数ある場合、どの機能のことを言っているのかテキストで正確に伝えることは大変です。 （弊社スタッフ含めて、多くの人が存在しない機能名やメニュー名を記載するのは珍しくありません。）

このような依頼の場合は、「具体的には？」「この機能のことですか？」という無駄なコミュニケーションが発生してしまいます。質問者、担当者ともに時間の無駄です。

スクリーンショットがあれば、こういった無駄なやりとりを激減させることができます。

ページ内に画像を表示するには？

画像のURLを添付するだけでも十分ですが、ページ内に表示させたい場合は、!<<画像URL>>!という記法を使います。 詳しくはこちらを参照してください。

推奨ツール: Gyazo#

スクリーンショットの取得・共有には、Gyazo(外部リンク) の利用を推奨します。

Windows等にもスクショ取得機能はありますが、保存して、Redmineに添付するには数１０秒を要します。

Gyazoを使えば、スクショ撮影と同時に共有URLがクリップボードにコピーされるので、それを説明文に記載するだけです。数秒で済みます。

Gyazoは、世界中で使われている人気ツールです。無料で無制限にスクショを撮影・アップロードできます。有料版（月額490円）ではさらに画像の編集や動画撮影も可能です。

Gyazoの特徴#

  • 素早くスクリーンショットを撮影・アップロードできる
  • URL を共有するだけで、他のメンバーとすぐに画面を共有できる
  • 履歴管理ができるため、過去のスクリーンショットを再利用しやすい
  • 有料版では、さらに以下の機能があり、コミュニケーション効率を劇的に向上できます
    • 画像への文字入力が可能
    • 矢印、枠線、下線、ぼかし等が可能
    • アニメーションGIFや動画のキャプチャが可能
      Image from Gyazo

Gyazoの基本的な使い方#

  1. Gyazo をインストール（ダウンロードはこちら）
  2. スクリーンショットを撮影
  3. Gyazoを起動し、キャプチャ範囲を選択
  4. URLをコピーして共有
    • 自動的にGyazoへアップロードされ、共有URLがクリップボードに設定される
  5. そのURLをRedmineのチケットに貼り付けるだけで、簡単に画面を共有可能

Gyazo利用に慣れた人の次のステップ

GyazoのURLをRedmineに貼るだけでは、チケット内に表示されません。チケット内に表示させたい場合は、以下の要領で実施します。

  1. Gyazoでスクショした画像そのもののリンクURLを取得
    1. 画像の上で右クリックして「画像アドレスをコピー」
      Image from Gyazo
    1. !(w5)https://i.gyazo.com/xxxxxxxxxxx.png!

    Redmineで1で取得したURLを、"!"（ビックリマーク）で囲むことでRedmine内で画像を表示できます。

    • "(w5)"は画像の幅を指定しています。w3,w5,w7,w9,w12が利用できます。
    • 何も指定しない場合は(w3)を指定したのと同じ状態になります。
    • 画像の幅は数値 x 100pxです。w3は300px、w12は1200pxで表示されます。
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